CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN 
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS 

DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO 

PARA EL PROCESO ELECTORAL JUDICIAL 
EXTRAORDINARIO 2025 DEL ESTADO DE MÉXICO 

 

 

 

 

 

Aprobado mediante acuerdo IEEM/JG/31/2025 

 

 


 


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ÍNDICE 

 

 

Pág. 

1 


Antecedentes 

6 

2 


Justificación 

7 

3 


Objetivos 

7 

4 


Glosario 

8 

5 


Siglas y acrónimos 

11 

6 


Criterios para la organización de archivos en Órganos Desconcentrados del 
Instituto Electoral del Estado de México para el Proceso Electoral Judicial 
Extraordinario 2025 del Estado de México 

6.1 De la gestión documental: recepción, registro, asignación, seguimiento y atención 
de la documentación de trámite. 
6.2 Generación de documentación de trámite en el Órgano Desconcentrado. 
6.3 Resguardo de la documentación de trámite en el Órgano Desconcentrado. 
6.4 Recepción, registro, asignación y seguimiento de las copias de conocimiento en 
soporte físico en el Órgano Desconcentrado. 
6.5 Envío de documentación de trámite y copias de conocimiento en soporte 
electrónico al Órgano Central a través del SGD. 
6.6 De la clasificación de los documentos físicos y electrónicos. 
6.7 De la organización e integración de expedientes físicos. 
6.8 Del resguardo de expedientes y respaldo de las cuentas de correo electrónico 
institucional. 
6.9 Del listado general de expedientes del Órgano Desconcentrado. 
6.10 Características mínimas de espacios físicos para la documentación en el Órgano 
Desconcentrado. 
6.11 Equipamiento. 
6.12 De la entrega de la documentación y expedientes del Órgano Desconcentrado al 
Órgano Central. 




 

12 

7 

Anexos 

Anexo I. Catálogo de expedientes. 

Anexo II. Formato de portada de identificación del expediente. 

Anexo III. Bitácora de préstamo de expedientes. 

Anexo IV. Formato de listado general de expedientes de Órganos Desconcentrados. 

Anexo V. Formato de etiqueta de identificación de caja de archivo. 

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PRESENTACIÓN 

 

El Instituto Electoral del Estado de México (IEEM), tiene la facultad de organizar, 
desarrollar y vigilar el Proceso Electoral Judicial Extraordinario 2025 del Estado de 
México; para el ejercicio de dicha facultad, se auxilia de los Órganos 
Desconcentrados pertenecientes al IEEM, los cuales, realizan actividades 
relacionadas con la organización y desarrollo del Proceso Electoral Judicial 
Extraordinario 2025 del Estado de México, por ello, el actuar de éstos se dará a 
través de sus actos, reflejados en soportes documentales que tendrán que ser 
organizados y remitidos al órgano central del Instituto de acuerdo a los 
procedimientos establecidos para tal efecto. 

 

De conformidad con la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos y 
Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, el IEEM como 
sujeto obligado, a través de la Subdirección de Administración de Documentos 
adscrita a la Secretaría Ejecutiva como Área Coordinadora de Archivos, ha 
desarrollado procedimientos y criterios, para la organización, control, conservación 
y disposición de los documentos que forman parte de su Sistema Institucional de 
Archivos del mismo Instituto. 

 

Los Criterios para la Organización de Archivos en Órganos Desconcentrados del 
IEEM para el Proceso Electoral Judicial Extraordinario 2025 del Estado de México, 
tienen como finalidad que las y los servidores públicos electorales de dichos 
Órganos, cuenten con las herramientas archivísticas necesarias para la 
organización y conservación de los expedientes que generen, apoyándose de los 
instrumentos de control y consulta archivística, como lo son; Cuadro General de 
Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía de Archivo 
Documental y el Sistema de Gestión Documental del Instituto Electoral del Estado 
de México (SGD). 

 


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Las vocalías integrantes de los Órganos Desconcentrados serán responsables de 
organizar sus documentos y de integrarlos en expedientes conforme a la 
normatividad aplicable, es por ello, que los presentes Criterios contemplan la 
identificación, ordenación, clasificación, descripción, registro y resguardo de los 
documentos que reciben, tramitan y generan durante la gestión documental en el 
ejercicio de sus funciones. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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1. Antecedentes 


Con fundamento en lo establecido por los artículos 2, fracción I, 11, fracciones I, III, 
VI, X, XI y XII, 12, 16, 17, 41, 44 y 45, de la Ley General de Archivos, análogos de 
la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y 
Municipios, y apartado 7.10, del Manual de Organización del IEEM; la Subdirección 
de Administración de Documentos, adscrita a la Secretaría Ejecutiva, en 
cumplimiento a las disposiciones generales en la materia, es la instancia 
responsable de atender las funciones relativas al diseño e instrumentación de 
criterios, medidas, métodos, programas y procedimientos para contribuir a la 
organización y conservación de archivos del IEEM; en ese sentido, el Consejo 
General del IEEM, mediante acuerdo IEEM/CG/24/2019, aprobó la Integración de 
la Estructura Operativa y la Implementación del Sistema Institucional de Archivos 
del Instituto Electoral del Estado de México, en términos de los artículos 20 y 21 de 
la Ley en la materia. 

Asimismo, los Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de 
Archivos del IEEM, fueron aprobados por la Junta General mediante acuerdo 
IEEM/JG/13/2019. Aunado a ello y considerando las funciones y actividades 
específicas en los Órganos Desconcentrados, que reciben y generan documentos 
en el ejercicio de sus actividades, los Criterios previstos en el presente documento 
son parte de un sistema integral, como un elemento complementario de los 
Procedimientos para la Operación del Sistema Institucional de Archivos, en los 
cuales se encuentran las bases fundamentales para identificar, ordenar, clasificar, 
valorar, conservar y disponer de los documentos, denominados procesos 
archivísticos. 

Con fundamento en lo anteriormente expuesto se hará uso del Sistema de Gestión 
Documental del Instituto Electoral del Estado de México, así como de los correos 
electrónicos oficiales, para el control, seguimiento de la información y 


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documentación que reciban, tramiten y generen los Órganos Desconcentrados en 
el ejercicio de sus funciones. 

2. Justificación 


Los presentes Criterios surgen de la necesidad de administrar y sistematizar los 
documentos y expedientes que reciben y generan los Órganos Desconcentrados en 
el ámbito de sus funciones y que forman parte de los archivos del IEEM, con la 
finalidad de organizar, conservar y preservar de manera homogénea sus 
documentos. 

 

3. Objetivos 


General: 

Lograr la homogenización en la identificación, ordenación, clasificación, descripción 
y conservación de los documentos y expedientes en los Órganos Desconcentrados. 

Específicos: 

I. Organizar y dar seguimiento a los documentos y expedientes de manera 
precautoria en los Órganos Desconcentrados y que formarán parte de un 
archivo de trámite. 
II. Respaldar y resguardar los correos electrónicos de cuentas oficiales de los 
Órganos Desconcentrados conforme a la normatividad aplicable en la 
materia, y garantizar que los archivos se conserven organizados y 
disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentación 
que se resguarde y conserve, en términos de la Ley General de Archivos, 
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y 
Municipios y Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del 
Estado de México y Municipios. 


 

 


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4. Glosario 


Para los efectos del presente documento, se entenderá por: 

Archivo: conjunto organizado de documentos generados o recibidos por el IEEM 
en la ejecución de sus atribuciones y funciones, independientemente del soporte, 
espacio o lugar en el que se resguarden; 

Archivo de trámite: conjunto de expedientes integrado por documentos de uso 
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del IEEM; 

Área coordinadora de archivos: Subdirección de Administración de Documentos 
adscrita a la Secretaría Ejecutiva, responsable de promover y vigilar el cumplimiento 
de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, 
así como, de coadyuvar con las áreas administrativas generadoras de los 
documentos en el resguardo de los mismos; 

Área administrativa: Direcciones y Unidades con nivel directivo que forman parte 
de la estructura organizacional del IEEM, relacionadas a las actividades y funciones 
identificadas en el reglamento interno y manual de organización del Instituto; 

Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que 
establece los valores, vigencias, plazos de conservación y la disposición 
documental; 

Conservación: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la 
prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de 
los documentos digitales a largo plazo; 

Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la 
estructura de un archivo, con base en las atribuciones y funciones del IEEM; 


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Documento: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o 
contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, 
competencias o funciones del IEEM, con independencia de su soporte documental; 

Expediente: conjunto de documentos generados o recibidos por las áreas 
administrativas del IEEM, los cuales deberán estar ordenados y relacionados con 
un mismo asunto, actividad o trámite; 

Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por el IEEM; 

Gestión documental: tratamiento integral de la documentación a lo largo de su 
ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, 
consulta, valoración documental y conservación; 

Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que propician la 
organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su 
ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de 
disposición documental; 

Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series 
documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario 
general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja 
documental (inventario de baja documental); 

Organización: proceso de planificación, clasificación, control y dirección de los 
distintos grupos documentales, con la finalidad de consultar y recuperar 
oportunamente la información. Se divide en dos: intelectuales, que consisten en 
identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y 
contenido; por otro lado, las operaciones mecánicas, que son las actividades 
desarrolladas para la ubicación física y traslado de los expedientes; 


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Órganos Desconcentrados: A los órganos desconcentrados distritales, 
municipales y aquellos que funcionarán durante las elecciones de Personas 
Juzgadoras del Poder Judicial; 

Persona servidora pública electoral: persona que desempeñe un empleo, cargo 
o comisión de cualquier naturaleza en el IEEM y en los Órganos Desconcentrados, 
de forma permanente o eventual; 

Préstamo: entrega provisional de documentos que se encuentran bajo resguardo 
en los archivos de trámite o de concentración a una o un servidor electoral, por un 
lapso determinado; 

Responsable del archivo de trámite: persona servidora pública electoral, 
nombrada por la o el titular del área administrativa, encargada del acervo 
documental activo; 

Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las 
atribuciones del IEEM de conformidad con las disposiciones legales aplicables; 

Serie: es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos 
producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en 
expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico; 

Trazabilidad: Cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la 
Gestión Documental y Administración de Archivos, identificar el acceso y la 
modificación de documentos electrónicos; 

Valoración documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los 
valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos que 
les confiere características específicas en los archivos de trámite, concentración e 
históricos, con el fin de establecer criterios, vigencias documentales, plazos de 
conservación y disposición documental; 


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Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene 
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las 
disposiciones jurídicas aplicables, y 

Vocalías: a las personas Servidoras Publicas Electorales que representan el cargo 
de Vocal Ejecutivo, de Organización y Capacitación en su caso, en los Órganos 
Desconcentrados. 

 

5. Siglas y acrónimos 


Para los efectos del presente documento, se entenderá por: 

DO: Dirección de Organización; 

ICCA: Instrumentos de control y consulta archivística; 

IEEM: Instituto Electoral del Estado de México; 

INE: Instituto Nacional Electoral; 

OD: Órgano Desconcentrado, y 

SGD: Sistema de Gestión Documental. 

 

 

 


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6. Criterios para la organización de archivos en Órganos Desconcentrados 
del Instituto Electoral del Estado de México para el Proceso Electoral 
Judicial Extraordinario 2025 del Estado de México 


6.1 De la gestión documental: recepción, registro, asignación seguimiento 
y atención de la documentación de trámite 

6.1.1 Generalidades 

Las vocalías, son responsables de la gestión de los documentos que se reciban, 
generen y remitan en el OD de acuerdo con sus atribuciones y funciones. Para ello, 
deberán apoyarse de los presentes Criterios, para la organización de sus archivos. 

El Coordinador del Secretariado, coadyuvará en la integración de los archivos de la 
Junta y Consejo Distrital Electoral Judicial. 

El OD, deberá contar con una persona Encargada de Correspondencia, en su caso, 
será la responsable de recibir y registrar la correspondencia interna y externa. 

La persona Encargada de Correspondencia será designada por la vocalía ejecutiva, 
en coordinación con las demás vocalías, de entre el personal que integre el OD. 

I. En el OD, se podrá recibir la documentación física (excepcionalmente) y 
electrónica a través del SGD, la persona servidora pública electoral designada 
como Encargada de Correspondencia, será responsable de la recepción, 
registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de 
los expedientes en el OD. 

II. La vocalía ejecutiva, en coordinación con las otras vocalías que integran el OD, 
determinarán el número de personas servidoras publicas electorales, que 
participarán como Encargadas de Correspondencia, de acuerdo a lo establecido 
en el presente procedimiento. 

III. La vocalía ejecutiva deberá notificar por escrito a la Secretaría Ejecutiva, a 
través del SGD, la designación y los cambios del personal responsable de la 



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actividad en el respectivo OD, con el objeto de que el Área Coordinadora de 
Archivos asigne y actualice los usuarios y contraseñas para el acceso al SGD. 


6.1.2 De la procedencia de la documentación 

I. La documentación que reciben en el OD, puede ser de dos tipos de acuerdo con 
su procedencia: interna o externa, y será recibida y procesada por la persona 
Encargada de Correspondencia de cada OD. 

II. La documentación interna, es aquella producida por las áreas administrativas que 
integran el IEEM, y que turnan al OD, así como las que generan las vocalías para 
notificarse entre ellas mismas. 

III. La documentación externa es aquella, producida fuera de las oficinas centrales 
como: instituciones, ciudadanos, ayuntamientos, entre otros. 

IV. Cuando la persona encargada de Correspondencia del OD reciba 
documentación externa o mediante correo electrónico, deberá ingresarlo a través 
del SGD, atendiendo el procedimiento establecido en el presente documento para 
la recepción y registro de documentación de trámite. 

6.1.3 De la recepción y registro de documentación de trámite en el 
Sistema de Gestión Documental en soporte físico 

Para la recepción de documentación en el OD, la persona servidora pública electoral 
designada para la recepción de la documentación deberá: 

I. Recibir el documento y revisar que el área destinataria sea correcta; de no ser 
así, se informará a la persona servidora pública electoral o persona portadora de 
la documentación para que se dirija al área y/o OD que corresponda. 

II. Verificar que el sello del OD contenga la fecha de recepción correcta. 

III. Colocar el sello del OD con la fecha de recepción en el documento y el acuse 
de recibo, con la hora de recepción, nombre y firma o rúbrica de quien recibe. 


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IV. Colocar una descripción breve de los anexos, así como el formato de los 
mismos, en el acuse de recibo, en caso de que los haya. 

V. Solicitar a la persona servidora pública electoral o persona que realiza la 
entrega, que revise si los datos plasmados en el acuse de recibo son correctos, 
de no serlo, se procederá a su corrección. 

VI. Registrar el documento en el apartado “Documento de Trámite” en el SGD, 
para lo cual llenará los siguientes campos: 

a) Tipo de documento (tarjeta, oficio, escrito, circular, correo, aviso, informe 
u otros). 
b) Número del documento. 
c) Fecha del documento. 
d) Fecha de recepción. 
e) Hora de recepción. 
f) Nombre de quien recibió. 
g) Destinatario (nombre y área). 
h) Descripción breve del asunto. 
i) Remitente (nombre y área o institución). 
j) Tipo de soporte. 
k) Si el documento contiene anexos. 
l) Si el documento tiene término de Ley. 
m) Si está marcado como Urgente. 
n) Observaciones (en su caso). 


VII. Al guardar estos datos, el SGD genera un número de folio único para cada 
documento, el cual será asignado consecutivamente y de manera automática, de 
acuerdo a la fecha de recepción del mismo. El número de folio se integra con la 
fecha de recepción a ocho dígitos, dos cifras para el día, dos para el mes y cuatro 
para el año, separadas por diagonales, seguida de un guion y el número 
consecutivo; ejemplo: 30/09/2025-1, 30/09/2025-2, 30/09/2025-3. 


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VIII. Anotar en el documento el número de folio obtenido a un lado del sello de 
recepción. 

IX. Digitalizar el documento. 

X. Cargar en el SGD el documento digitalizado en formato PDF, para lo cual 
deberá localizar el número de folio y agregar el archivo generado a partir de la 
digitalización. 

XI. Entregar el documento físico a la o el responsable de atención del asunto. 

XII. Cuando, excepcionalmente, la persona Encargada de Correspondencia del 
OD reciba documentación mediante correo electrónico, deberá ingresarlo a 
través del SGD, atendiendo el procedimiento establecido conforme al apartado 
VI, para la recepción y registro de documentación de trámite. 

6.1.4 De la recepción y registro de documentación de trámite en 
soporte electrónico turnada en el SGD 

Para la recepción de documentación de trámite turnada a través del SGD entre 
áreas del Instituto y el OD, la persona encargada de Correspondencia designada, 
para la recepción de la documentación deberá: 

I. Verificar y validar los datos del documento electrónico y homologar su 
registro, cabe mencionar que el documento electrónico turnado no contendrá 
sello de recepción, pero se tendrá la trazabilidad en dicho sistema. 
II. El documento electrónico turnado puede o no contener anexos, si es que el 
área administrativa del instituto los remite por esta vía. 
III. La persona servidora pública electoral designada para la recepción, siempre 
informará, de manera oportuna a la vocalía ejecutiva, de la documentación 
recibida en el SGD del OD. 
IV. Si el documento electrónico no corresponde al OD, la persona servidora pública 
electoral encargada de la recepción podrá rechazar el documento en el mismo 
apartado de registro de trámite. 





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6.1.5 De la asignación de documentación de trámite 

Para la asignación de la documentación de trámite, la vocalía ejecutiva, deberá: 

I. Asignar el o los asuntos físicos y/o electrónicos, a las vocalías o a la persona 
servidora pública electoral, de acuerdo con las funciones y atribuciones que 
desempeña cada una. Para lo cual entregará el documento en original o copia, 
en su caso, para su atención y dará seguimiento en el SGD. 


II. La documentación recibida que no genere algún trámite, se organizará, clasificará 
y resguardará en el expediente correspondiente, conforme al Catálogo de 
Expedientes y Documentos de los presentes Criterios y de acuerdo con los 
procedimientos establecidos. 

6.1.6 De la atención y seguimiento de la documentación de trámite y 
asuntos asignados 

En el OD las vocalías y/o la persona servidora pública electoral, en su caso, 
deberán: 

I. Recibir la documentación física o electrónica (original o copia) y, en su caso, 
anexos. 

II. Ubicar el registro del documento en el SGD de acuerdo con el número de folio 
asignado. 

III. Visualizar el archivo digital en el SGD. 

IV. Clasificar el documento en el SGD, especificando el nombre del expediente 
conforme al Catálogo de Expedientes y Documentos, establecidos en los 
presentes Criterios. 

V. Determinar si es necesario subir al SGD los anexos del oficio, en caso, de que 
lleguen al OD de manera física. Se podrán cargar hasta 5 archivos electrónicos 
(PDF, Word, Excel. Zip), con un peso de 20 MB, como máximo. 


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VI. Registrar el seguimiento que se dará al asunto asignado, especificando la 
fecha en que se realizó la actividad, una breve descripción de la actividad 
realizada y agregando el nombre de la persona servidora pública que le dio el 
seguimiento. 

6.2 Generación de documentación de trámite en el Órgano 
Desconcentrado 

6.2.1 Especificaciones para la emisión y remisión de documentación por 
el Órgano Desconcentrado 

I. Las vocalías y/o la persona servidora pública electoral deberán tomar las 
previsiones necesarias de acuerdo con la documentación que manejan para que, 
en caso de tratarse de información clasificada como reservada y confidencial, que 
contenga datos personales, la misma sea tratada conforme a la normatividad 
aplicable en materia de Transparencia y Protección de Datos Personales. 

II. La correspondencia que se emita o se genere por el OD, deberá tener un número 
de control (Minutario), mismo que será proporcionado por el SGD. 

III. Para la identificación y control de los documentos que se remitan a las áreas del 
Órgano Central, las vocalías utilizarán dos tipos de minutarios de salida. 

1) Minutario de Junta Distrital Electoral Judicial. 
2) Minutario de Consejo Distrital Electoral Judicial. 


IV. Las vocalías, registrarán la siguiente nomenclatura en el documento a enviar, ya 
sea de Junta o Consejo Distrital Electoral Judicial, ejemplo: IEEM/JDEJ1/1/2025. 

IEEM: Indica al Instituto Electoral del Estado de México. 

JDEJ1: Indica la Junta Distrital Electoral Judicial y el número. 

1: Indica el número de minutario generado por el SGD. 

2025: Indica el año. 

V. Las vocalías cancelarán los números de minutario que no sean tramitados o no 
se hayan enviado. 


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VI. Establecerá las copias de conocimiento estrictamente necesarias, evitando el 
envío indiscriminado de las mismas. 

VII. Colocará al final del documento, abajo del apartado de copias de conocimiento, 
las iniciales de quienes participan en el proceso de generación de la documentación 
(elaboración, revisión y validación) en orden jerárquico y separadas por una 
diagonal “/”. Por ejemplo: XYZ/uvw/abc, donde XYZ son las iniciales de la vocalía 
Ejecutiva que, valida el documento, uvw pertenecen a la persona servidora pública 
electoral inmediata superior que revisa y, finalmente, abc corresponden a la persona 
servidora pública electoral que elabora el documento. 

VIII. Las copias de conocimiento que se turnen a las áreas administrativas del 
instituto, se enviarán única y exclusivamente a través del SGD, marcando al área 
de Oficialía de Partes del Instituto, por lo que, ya no se generarán copias físicas ni 
se enviarán por correo electrónico. 

IX. Para la remisión de anexos se deberá: 

a) Evitar la generación física de documentos con contenido extenso, si fuera el 
caso. 
b) Remitir en formato electrónico. 
c) Cuando se trate de anexos para análisis o revisión, remitirlos en formato 
editable, en el programa original en que fueron creados. 
d) Para la remisión de anexos impresos, evitar la utilización de carpetas y 
engargolados. 
e) En caso de que la documentación contenga anexos (impresos o 
electrónicos), las vocalías determinarán si deberán conservar un respaldo de 
los mismos para el armado del expediente que corresponda, lo anterior si es 
procedente y con base en lo establecido en la normatividad correspondiente. 







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6.2.2 Generación de documentación de trámite 

Para la generación de documentos (oficios), las vocalías deberán observar el 
siguiente procedimiento: 

I. Las vocalías, o la persona servidora pública electoral a la que se le asignó el 
trámite elaborarán un proyecto de documento (oficio), con la información que se 
tenga que remitir al destinatario correspondiente, será validado por la vocalía 
ejecutiva. 

II. La vocalía Ejecutiva revisará el documento, en su caso, emitirá observaciones 
y las entregará a la vocalía o a la persona servidora pública electoral para las 
modificaciones correspondientes. 

III. Una vez validado el proyecto por la vocalía Ejecutiva, generará en el SGD el 
o los números de control consecutivos de minutario, para la atención del asunto, 
con apoyo de la persona servidora pública electoral que elabora el documento, 
en el apartado “Generación de folios de minutario”, especificando los siguientes 
datos: 

a) Fecha de solicitud. 
b) Tipo de documento de salida (oficios de Junta o Consejo Distrital 
Electoral Judicial). 
c) Remitente (nombre y área). 
d) Descripción del asunto. 
e) Destinatario (nombre y área o institución). 
f) Área solicitante. 
g) La persona servidora pública electoral (nombre del servidor público 
electoral que requiere el número de minutario). 
h) Expediente (nombre al que se integrará el documento de salida). 


IV. La vocalía, o persona servidora pública electoral a la que se le asignó el 
trámite, generará una versión final del documento con el número generado en el 


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SGD, lo integrará en el oficio con la nomenclatura propia de la Junta o Consejo 
Distrital Electoral Judicial y de la actividad correspondiente; luego, imprimirá el 
documento, lo rubricará junto a sus iniciales y lo entregará a su superior 
jerárquico, o en su caso, quien deba de firmar el documento en el OD. 

V. De existir alguna observación, será regresado a la vocalía encargada de dar 
respuesta para su adecuación. 

VI. La vocalía encargada de la revisión del documento, lo rubricará, validará y, 
en su caso, lo firmará, hará entrega del mismo y de los anexos a la vocalía o a la 
persona servidora pública electoral para el envío correspondiente. 

VII. Las vocalías o la persona servidora pública electoral subirá en el SGD 
(apartado atención de folios de minutario), el documento firmado y en formato 
PDF y lo enviará al área del Instituto a través del mismo sistema, por medio de la 
Oficialía de Partes, y cuando la documentación sea externa, se deberá entregar 
de manera personal y en soporte físico a la persona o institución correspondiente. 

VIII. En caso de que la vocalía ejecutiva determine no emitir el documento, el 
mismo deberá ser actualizado con el estatus de “cancelado” en el SGD, con la 
especificación respectiva. 

6.3 Resguardo de la documentación de trámite en el Órgano 
Desconcentrado 

Para el resguardo de la documentación recibida y generada por el OD, las vocalías 
deberán: 

I. Atender lo establecido en los presentes Criterios. 

II. Recibir la documentación de su competencia. 

III. Resguardar la documentación generada o recibida en el OD de acuerdo con 
los asuntos de su competencia. 


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IV. Organizar la documentación de acuerdo a los expedientes físicos y 
electrónicos correspondiente al Catálogo de Expedientes y Documentos 
establecido en los presentes Criterios. 

V. Integrar los expedientes de acuerdo a los asuntos que integran la serie 
documental, en orden descendente y cronológico. 

VI. Organizar la documentación electrónica de acuerdo a la clasificación 
asignada. La estructura de los expedientes que contienen los documentos 
electrónicos deberá ser la misma que la del archivo físico. 

VII. Resguardar los expedientes en el espacio destinado para tal efecto en el OD, 
tomando en consideración lo establecido en las medidas de conservación y 
preservación de los archivos. 

VIII. Elaborar listados de control de los expedientes que se encuentran bajo su 
resguardo. 

IX. Establecer, junto con las áreas administrativas del órgano Central y el Área 
Coordinadora de Archivos, la forma en que se integrarán los expedientes de cada 
serie documental que le corresponda. 

X. Determinar los plazos precautorios en los que mantendrán los expedientes 
bajo su resguardo, con base en la normatividad aplicable, deberán integrarse 
expedientes completos por asuntos concluidos. 

XI. Una vez que se cuente con trámites concluidos, se integrarán los expedientes 
de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.7 del presente documento y se 
entregarán a la o el RAT de las áreas administrativas del Órgano Central para su 
resguardo de acuerdo a los plazos de conservación establecidos en los 
instrumentos de control y consulta archivística. 


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6.4 Recepción, registro, asignación y seguimiento de las copias de 
conocimiento en soporte físico en el Órgano Desconcentrado 

La recepción de copias de conocimiento será de forma física y/o electrónica, se 
recibirán en el SGD en el apartado de documento de conocimiento como se describe 
a continuación: 

Para la recepción de copias de conocimiento físicas. 

I. La persona servidora pública electoral designada para la recepción de la 
documentación deberá: 

a) Recibir el documento y revisar que la vocalía y/o el OD esté marcado en 
el apartado de copias de conocimiento. 
b) Colocar el sello con la fecha, la hora de recepción, nombre y firma o rúbrica 
de quien recibe, en caso de que entreguen la copia de manera física. 
c) Describir brevemente los anexos, en caso de que los haya. 
d) Revisar que los datos plasmados en el acuse de recibo sean correctos, de 
no serlo, corregirlos o devolverlo a la persona que se lo entregó, en caso 
de que no sea para la vocalía y/o el OD. 
e) Para las copias de conocimiento entregar el acuse de recibo a la persona 
servidora pública electoral o persona que realiza la entrega y digitalizar la 
copia de conocimiento. 
f) Guardar el archivo digitalizado en la carpeta de “copias de conocimiento” 
organizadas de acuerdo a la fecha de recepción. 
g) Cargar en el SGD el documento digitalizado, para su visualización y 
registro. 
h) Registrar los siguientes datos del documento en el módulo de registro de 
copias de conocimiento del SGD: 


1. Fecha. 
2. Número del documento. 
3. Hora de recepción. 
4. Quién recibió. 



Texto
Texto, Carta
5. Remitente (nombre y área o institución). 
6. Destinatario (nombre y área). 
7. Descripción del asunto. 
8. Tipo de soporte (físico o digital). 


 

i) Al guardar estos datos, el SGD generará un número de folio único para 
cada documento consecutivo y de manera automática. 

 

j) En caso de contar con la copia de conocimiento física, anotar en el 
documento el número de folio a un lado del sello de recepción. 

K) Informar a la vocalía ejecutiva sobre la recepción de copias de 
conocimiento. 

I) Entregar a la vocalía ejecutiva las copias de conocimiento físicas, recibidas 
durante el día. 

6.4.1 Recepción de copias de conocimiento electrónicas 

La persona servidora pública electoral designada para la recepción de copias de 
conocimiento, validará la información del documento en el apartado de atención de 
asuntos de conocimiento en el SGD, de no coincidir los datos con el documento 
electrónico, corregirá la información para su homologación en el apartado de 
documento de conocimiento. 

6.4.2 Del seguimiento de copias de conocimiento asignadas 

I. Las vocalías o la persona servidora pública electoral asignada para el seguimiento 
de copias de conocimiento deberán: 

a) Revisar constantemente el apartado de copias de conocimiento en el SGD. 
b) Recibir por medio del SGD la copia de conocimiento. 
c) Leer el documento y verificar si le corresponde para darle seguimiento. Una 
vez que el documento fue abierto en el SGD, se marcará como leído. 



Texto
Texto, Carta
d) Dará seguimiento al asunto, de así considerarlo. 
e) Informar a la vocalía ejecutiva sobre el asunto detectado de la lectura. 


 

6.4.2.1 Del resguardo de copias de conocimiento 

I. Las vocalías resguardarán las copias de conocimiento físicas recibidas en el OD; 
se integrarán y entregan con los archivos al término del Proceso Electoral Judicial 
Extraordinario 2025 del Estado de México, a las áreas administrativas del Instituto. 

 

6.5 Envío de documentación de trámite y copias de conocimiento en 
soporte electrónico al Órgano Central a través del SGD 

 

Las vocalías en el ejercicio de sus funciones y atribuciones enviarán al Órgano 
Central la documentación generada (oficios y anexos), de manera electrónica y a 
través del SGD, en el apartado atención de folios de minutario, conforme a lo 
siguiente: 

 

1. Identificar el tipo de documento de salida que desea enviar, así como 
el folio de salida, dar clic en terminar para enviar el documento, o en 
su caso, cancelar para no enviarlo. 
2. Subir el archivo digital en PDF (oficio de salida, minutario de Junta o 
Consejo Distrital Electoral Judicial), con una capacidad de resguardo 
hasta 20 MB. 
3. Agregar la nomenclatura del documento a enviar, ya sea de Junta o 
Consejo Distrital Electora Judicial, ejemplo: IEEM/JDEJ18/1/2025. 
4. Subir en su caso anexos, seleccionar el archivo en PDF, o en carpeta 
ZIP, en formato, Word, Excel o Power Point con una capacidad 
máxima de resguardo hasta de 20 MB. 
5. Agregar en el apartado de observación, alguna descripción adicional 
que considere importante. 



Texto
Texto, Carta
6. Agregar en el apartado de documento de trámite, el área 
administrativa del instituto a la que se le enviará el documento 
electrónico para su trámite correspondiente. 
7. Marcar en el apartado de copias de conocimiento (C.c.p), las áreas 
administrativas del instituto señaladas en el oficio para la remisión de 
dichas copias, así como del envío de anexos. 
8. Seleccionar SI, para enviar en ese momento en tiempo y forma el 
documento de trámite electrónico, así como las copias de 
conocimiento electrónicas a la Oficialía de Partes. 
9. Seleccionar NO, para guardar electrónicamente el documento y 
guardarlo en el expediente. 
10. Cuando la documentación sea para algún externo, ésta se entregará 
de manera presencial en los organismos, instituciones y áreas 
correspondientes. 
11. La Oficialía de Partes, remitirá un número de acuse de recibido de 
manera electrónica, el cual podrá visualizar la Junta Distrital Electoral 
Judicial en el apartado de reportes de minutario de documentos de 
salida en el SGD. 
12. Los documentos que se requieran entregar en original (medios de 
impugnación, quejas, requerimientos jurisdiccionales), el trámite se 
hará de manera presencial en la Oficialía de Partes. 


Las vocalías, llevarán a cabo, la operación del SGD con el nivel de acceso de 
gestión y podrá revisar su estatus y trazabilidad en el apartado de reportes, que se 
describen enseguida: 

a. Reportes de documentos de trámite recibidos, documentos de copias 
de conocimiento, minutarios de salida, así como expedientes 
registrados, entre otros. 




 


Texto
Texto, Carta
6.5.1 Integración de documentos electrónicos en expedientes con 
antecedentes en el SGD 

I. Identifica y localiza los elementos en el apartado de expediente en el SGD, es 
decir el expediente registrado para cargar los documentos, como se muestra: 

a) Número de expediente (rango de número). 
b) Año de apertura. 
c) Sección. 
d) Serie documental. 
e) Asunto del expediente. 


II. Agrupa la documentación electrónica en el expediente ya existente. 

III. Ordena la documentación cronológicamente y respeta el principio de 
procedencia y orden original del o los documentos. 

IV. Selecciona e integra los documentos electrónicos recibidos, generados y/o 
enviados, relacionados con el mismo asunto, y en su caso anexos. 

6.5.2 Cierre de expedientes electrónicos y emisión de portada de 
identificación 

Para el cierre de expedientes físicos y electrónicos se considerará lo siguiente: 

6.5.3 Expedientes electrónicos 






I. Las vocalías, podrán cerrar expedientes electrónicos en el SGD (apartado de 
expediente), con los elementos mínimos conforme al Cuadro General de 
Clasificación Archivística. 

II. La clave de clasificación del expediente tanto físico como electrónico, la 
proporciona el SGD y sirve para identificarlo: 

 

Ejemplo: IEEM/1S/1S.2/JDEJ1/1/2025 

 

a) Clasificación del expediente: 


IEEM: Identifica al fondo documental en este caso es el Instituto Electoral 
del Estado de México. 

1S: Identifica a la sección conforme al Cuadro General de Clasificación 
Archivística correspondiente a 1S, Órganos Colegiados. 


Texto
Texto, Carta
1S.2: Identifica a la serie documental conforme al Cuadro General de 
Clasificación Archivística correspondiente a 1S.2 Consejo Distrital. 

JDEJ1: Identifica a la Junta Distrital Electoral Judicial y su número, en este 
caso, a la JDEJ1. 

1: Identifica al número del expediente. 

2025: Es el año de la apertura y cierre del expediente. 

 

III. Integrarán los documentos electrónicos en el expediente relacionados con el 
mismo asunto, y en su caso anexos, respetando el origen de procedencia y orden 
original. 

Ejemplo: 

Oficio recibido en el área administrativa/Anexos, en su caso/Acuse. 

IV. Una vez clasificado e integrado todos los documentos electrónicos, relacionados 
con un mismo asunto cerrará el expediente electrónico en el SGD, mismo que 
tendrá relación con el cierre del expediente físico. 

V. Las vocalías deberán imprimir la portada de identificación del expediente para su 
entrega a la o el RAT de las áreas administrativas, misma que contendrá los 
siguientes datos: 

a) Área administrativa (nombre y número de la Junta Distrital Electoral Judicial); 
b) Área generadora (nombre de la Junta Distrital Electoral Judicial); 
c) Fondo; 
d) Sección; 
e) Serie; 
f) Número de expediente; 
g) Legajo 
h) Fechas extremas (apertura y cierre); 
i) Asunto del expediente; 
j) Fojas del expediente; 
k) Valor documental (administrativo, legal y fiscal-contable); 
l) Vigencia documental AT, AC, AH; 
m) Clasificación de la información (reservada o confidencial), y 
n) Observaciones. 


 

 


Texto
Texto, Carta
6.6 De la clasificación de los documentos físicos y electrónicos 

I. Los documentos recibidos y generados en el OD formarán parte del acervo 
documental y del Sistema Institucional de Archivos del IEEM, atendiendo a la 
Ley General de Archivos y Ley de Archivos y Administración de Documentos 
del Estado de México y Municipios, y conforme a los ICCA. 
II. Las vocalías deberán asignar la clasificación correspondiente a la 
documentación recibida y generada por el OD, dicha clasificación se hará con 
base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, estableciendo el 
fondo, sección y serie que le pertenece; 
III. Deberán respetar el principio de procedencia y orden original de los 
documentos para integrar sus expedientes por asuntos, actividad o trámite en 
forma lógica y cronológica para su resguardo correspondiente. 


6.7 De la organización e integración de expedientes físicos 

 

Las vocalías y el Coordinador del Secretariado, organizarán e integrarán 
expedientes de asuntos concluidos tanto de la Junta y Consejo Distrital Electoral 
Judicial, así como el expediente de Cómputo; podrán realizar la entrega de 
documentos, con la o el RAT y de las áreas administrativas del Órgano Central, 
conforme a las actividades que tengan relación. 

Las vocalías y el Coordinador del Secretariado, revisarán que los documentos 
se encuentren debidamente integrados, organizados y resguardados en 
expedientes; identificarán las inconsistencias en la integración de los mismos y 
verificarán que estén integrados conforme al catálogo de expedientes y 
documentos de las áreas administrativas del IEEM de acuerdo con el siguiente 
procedimiento: 

I. Revisar e integrar los documentos físicos que se registraron, recibieron y 
generaron en el SGD, además revisarán que los documentos físicos se 
encuentren completos, en su caso, incluyendo únicamente documentos de 
archivo originales. En el supuesto de que estos no existan, previa razón 



Texto
Texto, Carta
justificada, y se conserve una copia de este, se integrará como testigo del 
original; 
II. Revisar si existen lineamientos, convocatorias, manuales o alguna 
normatividad que establezca plazos de vencimiento, temporalidad de los 
documentos físicos y electrónicos de acuerdo con la utilidad e importancia 
en el OD; 
III. Integrar expedientes identificando la clave de clasificación archivística, así 
como los documentos que correspondan al asunto o tema que los originó, 
de conformidad con los catálogos de expedientes contenidos en los 
presentes Criterios; 
IV. Revisar los documentos que integran un expediente para incorporarlos en 
folders tamaño carta u oficio, acorde al tamaño de las fojas para su debido 
resguardo; 
V. Para la integración de los expedientes, se identificará la fecha del documento 
de mayor antigüedad y la fecha del último documento integrado al expediente 
(en forma descendente); no obstante, en los casos que no se cuente con la 
fecha de producción del documento de inicio o término del expediente, se 
tomará el que manifieste la fecha o sello en que se recibió; 
VI. Las vocalías y el Coordinador del Secretariado del OD, integrarán un 
expediente relacionado al respaldo de las cuentas de correo electrónico 
institucional de la Junta Distrital Electoral Judicial, así como de sus vocalías; 
dentro de éste, en un sobre amarillo se introducirá el medio magnético (CD, 
DVD, USB, disco duro u otro tipo de soporte), en el que pueda almacenarse 
la información y/o documentos electrónicos de dicho correo; 
VII. Para la Foliación, deberán anotar un número de folio consecutivo en cada 
uno de los documentos que integren el expediente. Al respecto, la asignación 
de números será con lápiz en la parte superior derecha en sentido del texto, 
en ambas caras del documento si contienen información; asimismo, se 
colocarán en orden cronológico y descendente tomando en consideración 
que el primer documento sea el de fecha más antigua y el último el más 



Texto
Texto, Carta
reciente que integre el expediente, de acuerdo a la integración del asunto 
con el cual se cerrará la foliación; 
VIII. Con el propósito de que su manejo sea fácil, el expediente se podrá integrar 
en legajos de hasta tres centímetros de grosor cada uno, tantos como sean 
necesarios, en sentido progresivo e indicando el número de legajo que 
corresponda; como se ejemplifica a continuación: 1/3, 2/3 y 3/3, 
considerando que el foliado será consecutivo; 
IX. Una vez integrado el expediente y teniendo todos los datos, se imprimirá en 
el SGD la portada de identificación del expediente (Anexo II); 
X. Garantizar el adecuado resguardo de los expedientes y la información que 
haya sido clasificada como reservada o confidencial, identificándolos en la 
portada del expediente, con base en las disposiciones jurídicas aplicables en 
materia de transparencia; verificar que los documentos y expedientes se 
encuentren debidamente integrados; Imprimir en el SGD el listado general 
de expedientes para su posterior entrega documental, el cual permitirá la 
organización, control y consulta de los expedientes, de acuerdo a lo 
establecido en el apartado 6.8 del presente documento; y conservar los 
expedientes hasta el término del Proceso Electoral Judicial Extraordinario 
2025 del Estado de México, o en su caso, al concluir las funciones del OD 
(Anexo IV). 


 

6.8 Del resguardo de expedientes y respaldo de las cuentas de correo 
electrónico institucional 

 

I. Las vocalías y el Coordinador del Secretariado, en su caso, integrarán, 
organizarán y resguardarán los documentos de archivo electrónicos 
recibidos y generados en el OD; verificarán que exista relación con los 
expedientes físicos y con el mismo asunto, conforme a los catálogos de 
expedientes y documentos de las áreas administrativas del Órgano Central 
y al SGD. 



Texto
Texto, Carta
II. Los identificarán e integrarán de manera lógica y cronológica, respetando el 
principio de procedencia y orden natural de la documentación tanto física 
como electrónica. 
III. Los expedientes y el respaldo de las cuentas de correos electrónicos, así 
como de la información, y documentos contenidos en éstos, se regirán por 
los plazos de conservación previstos en el Catálogo de Disposición 
Documental integrado en su conjunto por las Fichas Técnicas de Valoración 
Documental de las áreas administrativas del IEEM. 
IV. Para el respaldo de las cuentas de correo electrónico se pueden considerar 
los siguientes soportes electrónicos; Disco Compacto (CD), Disco Versátil 
Digital (DVD), USB u otro, dependiendo de la capacidad y peso de los 
archivos; 
V. Las vocalías y el Coordinador del Secretariado del OD, tendrán la obligación 
de custodiar y resguardar la documentación e integrarla en expedientes 
físicos y electrónicos, los cuales deberán mantener en buen estado para el 
continuo tratamiento documental; de ser necesario, se contará con una 
bitácora de préstamo de expedientes (Anexo III), para el mejor control y uso 
de la documentación, asimismo, se apoyarán en los presentes Criterios, en 
las Recomendaciones para la Integración y Digitalización de los Archivos de 
las Juntas y Consejos Distritales Electorales Judiciales elaborados por la DO, 
así como lo establecido en las “Políticas para el Uso, Respaldo y 
Conservación del Correo Electrónico Institucional del Instituto Electoral del 
Estado de México”. 


6.9 Del listado general de expedientes del Órgano Desconcentrado 

Las vocalías y el Coordinador del Secretariado del OD, generarán un listado 
general de expedientes proporcionado por el SGD, que tendrá relación con el 
catálogo de expedientes de los presentes Criterios. Este listado permitirá 
describir las series documentales y, en particular, de los expedientes físicos y 
electrónicos, en su caso, que generen en cada OD, derivado de sus funciones y 


Texto
Texto, Carta
actividades durante el Proceso Electoral Judicial Extraordinario 2025 del Estado 
de México, para que, al término de éste, se pueda hacer la entrega-recepción de 
archivos como lo estable la Ley General de Archivos y la Ley de Archivos y 
Administración de Documentos del Estado de México y Municipios (Anexo IV). 

6.10 Características mínimas de espacios físicos para la documentación en 
el Órgano Desconcentrado 

Para los espacios físicos se considerará lo siguiente: 

I. Los expedientes se resguardarán en archiveros, gavetas, escritorios, o en su 
caso, cajas archivadoras (galleteras) que deberán contar con una etiqueta de 
identificación al frente, con el nombre y código de las series documentales que 
contengan; (Anexo V); 
II. El espacio destinado para el resguardo adecuado de los documentos y 
expedientes que se reciban, tramiten y generen, deberá ser suficiente para su 
debida conservación y preservación, así como para su consulta expedita; 
III. Las áreas donde se encuentre la documentación deben mantenerse limpias y 
libres de humedad; 
IV. No fumar, comer o beber en el área donde se encuentren los documentos; y 
V. Evitar colocar la documentación en espacios destinados al resguardo de 
documentos cerca del paso de tuberías de agua; en caso de que así sea, 
realizar revisiones constantes para prevenir fugas y humedad. 


 

6.11 Equipamiento 


I. Para el resguardo de documentación podrán utilizarse archiveros, cajones 
o gavetas, procurando que la información pueda ser de fácil manejo; lo 
anterior, de acuerdo con la cantidad de documentación que reciban y 
generen y con base en la disponibilidad de bienes otorgados por la 
Dirección de Administración del IEEM; 



Texto
Texto, Carta
II. Contar con cajas archivadoras a fin de evitar el paso de luz ultravioleta, 
evitando el daño a los documentos, los cuales deberán colocarse en 
lugares secos y donde no exista humedad; y 
III. Las condiciones adecuadas para garantizar la conservación de los 
documentos serán los siguientes: cajas archivadoras (galleteras), 
carpetas, folders, broches metálicos y clips de plástico. 


6.12 De la entrega de la documentación y expedientes del Órgano 
Desconcentrado al Órgano Central 

La documentación recibida y generada por el OD será remitida mediante oficio, 
anexando el listado general de expedientes, a las áreas administrativas del 
Órgano Central para su resguardo en el AT, de acuerdo con el Catálogo de 
Expedientes y Documentos de los presentes Criterios. 

Para la entrega de expedientes, se observará lo siguiente: 

I. Las vocalías y el Coordinador del Secretariado del OD, de manera conjunta, 
y en el ámbito de sus responsabilidades, y el RAT del área administrativa 
que corresponda del Órgano Central, revisarán y cotejarán los expedientes 
físicos y electrónicos conforme al listado general de expedientes del SGD 
del OD; 
II. Si existieran inconsistencias, las vocalías y el Coordinador del Secretariado 
del OD, las corregirán o subsanarán para su entrega definitiva y completa; 
III. Si derivado de la revisión de los documentos que integran los expedientes, 
se advierte la inexistencia total o parcial de los mismos, las vocalías 
elaborarán un acta circunstanciada que describa los hechos, con la finalidad 
de dejar constancia de ello; 
IV. Una vez recibidos los expedientes del OD, el RAT del área administrativa, 
requisitará el inventario general del OD y asignará la ubicación topográfica, 
para colocar las cajas en la estantería correspondiente; 



Texto
Texto, Carta
V. La documentación y expedientes recibidos, tramitados y generados para su 
entrega deberán atender lo correspondiente a los ICCA, y catálogo de 
expedientes y documentos del área administrativa; 
VI. Al término de las actividades del OD, Las Vocalías y Coordinador del 
Secretariado entregarán mediante oficio, la documentación física y 
electrónica, así como el respaldo en medio electrónico de las cuentas de 
correo electrónico institucional del OD, integrada en expedientes que deben 
estar organizados y descritos de conformidad con los ICCA que identifiquen 
la función que les dio origen en los términos de la normatividad archivística 
y atendiendo al procedimiento para la entrega-recepción de archivos, y 
VII. En caso de incumplimiento a la normatividad aplicable en materia de 
archivos, las vocalías se sujetarán a las infracciones administrativas y delitos 
contra los archivos que refiere el libro tercero, los títulos primero y segundo 
de la Ley General de Archivos y Ley de Archivos y Administración de 
Documentos del Estado de México y Municipios, serán sancionados ante la 
autoridad competente en términos de la normatividad aplicable en materia 
de responsabilidades administrativas de los servidores públicos según 
corresponda. 


 

El Área Coordinadora de Archivos realizará llamadas telefónicas y reuniones 
virtuales con los Órganos Desconcentrados para llevar a cabo el seguimiento en 
atención a los referidos Criterios, y se apoyará en herramientas tecnológicas e 
informáticas para mantenerse comunicado. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Texto
Texto, Carta 


 

7 Anexos 

 

Anexo I. Catálogo de expedientes 

Catálogo de expedientes de la Oficialía Electoral 

NP 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS GENERADOS 

CONTENIDO 

 

IEEM/1C/1C.6 

EXPEDIENTES DE 
OFICIALÍA 
ELECTORAL 

1. Escrito, oficio y/o tarjeta de 
solicitud. 


 

2. En su caso, oficio de 
colaboración y/o 
coadyuvancia de oficialía 
electoral. 


 

3. En su caso, acuerdo, oficio 
y/o tarjeta de respuesta de la 
Secretaría Ejecutiva. 


 

4. Acuerdo de admisión, 
prevención o por el que se 
tiene por no interpuesta. 


 

 

5. Cédula y razón de notificación 
de la notificación de los 
acuerdos de admisión a 
trámite, prevención o no 
presentación. 


 

6. En su caso, escrito de 
desahogo de prevención. 


 

7. En su caso, acuerdo de 
admisión o por el que, se tiene 
por no presentada la solicitud. 


 

8. Cédula y razón de 
notificación. 


 

9. En su caso, copia simple del 
acuse del oficio de 
habilitación. 


 

10. Acta circunstanciada de la 
oficialía electoral. 


 

11. Acuse del Acta 
Circunstanciada de la 
Oficialía Electoral (acta, oficio 
o tarjeta). 


 

12. Impresión del correo 
electrónico mediante el cual 
se envió el acta 
circunstanciada debidamente 
acusada. 


 

1. Escrito, tarjeta, oficio, acuerdo, sentencia o resolución 
por medio del cual los partidos políticos, sus 
candidatas y candidatos, candidatas y candidatos 
independientes, representantes ante los órganos 
desconcentrados ciudadanos, áreas administrativas y 
órganos jurisdiccionales, solicitan u ordenan el 
ejercicio de oficialía electoral para constatar un acto o 
hecho de naturaleza electoral vinculado con la 
competencia de este Instituto. 


 

2. Acuerdo u oficio por medio del cual la vocalía de 
Organización solicita la colaboración o coadyuvancia 
de la oficialía electoral del órgano central para el 
trámite y/o desahogo de la diligencia por motivo de 
causas de fuerza mayor, caso fortuito o impedimento 
de cualquier otra causa. 


 

3. Acuerdo, oficio o tarjeta, que emita la Secretaría 
Ejecutiva, como respuesta a la solicitud de 
colaboración o coadyuvancia, a la solicitud de la 
vocalía de Organización de las juntas distritales, para 
realizar el trámite hasta su conclusión. 


 

4. Acuerdos de admisión a trámite, de prevención o no 
presentación, en su caso, conforme con lo siguiente: 
el primero se dicta cuando se cumplen con todos los 
requisitos comprendidos en el artículo 23 del 
RFOEIEEM; el segundo, cuando la solicitud carece de 
alguno de los requisitos contenidos en el artículo 23 
del ordenamiento en cita, y el tercero cuando se 
actualiza una de las hipótesis para tener por no 
presentada la solicitud establecida en el artículo 25 del 
RFOEIEEM. 


 

5. Cédula y razón de notificación, por el cual se hace de 
conocimiento de la o el solicitante los acuerdos de 
trámite, prevención y no presentación, según sea el 
caso. 


 

6. Escrito de desahogo de la prevención, es aquél que 
suscriben los partidos políticos, sus candidatas y 
candidatos, candidatas y candidatos independientes, 
representantes ante los órganos desconcentrados y/o 
ciudadanos, por el que pretenden subsanar las 
omisiones notificadas mediante el Acuerdo de 
Prevención para que se pueda conceder el ejercicio 
de la oficialía electoral. 


 

7. En su caso, acuerdos de admisión a trámite o no 
presentación, en virtud de que, el escrito de 
prevención puede o no cumplir con los requisitos 
necesarios para la admisión a trámite de la solicitud. 


 




Texto
Texto, Carta
NP 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS GENERADOS 

CONTENIDO 

8. Cédula y razón de notificación, por el cual se hace de 
conocimiento de la o el solicitante los acuerdos de 
trámite o no presentación, según sea el caso. 


 

9. En su caso, copia simple del acuse de recibo del oficio 
por el que se habilitó al servidor público electoral para 
realizar la diligencia. 


 

10. Acta circunstanciada: documento realizado por la 
vocalía de Organización (o personal habilitado) sobre 
un acto o hecho que constató, en el cual se hace una 
narración clara, concisa y precisa de un acto de 
naturaleza electoral. 


 

11. Las actas se expiden por duplicado por lo que el acuse 
de recibo es el documento que se queda en el archivo 
de la Junta o, en su caso, tarjeta y oficio por la que se 
remite el acta a la o el solicitante (áreas 
administrativas). 


 

12. Impresión del correo electrónico mediante el cual se 
envió el acta circunstanciada debidamente acusada. 


INFORMES DE 
OFICIALÍA 
ELECTORAL 

13. Oficio mediante el que se 
rinde o se remite el informe. 
14. Informes de Oficialía 
Electoral. 


13. Oficio por medio del cual se rinde el informe o se remite 
el informe. En su caso, oficios en alcance. 


 

14. Informe impreso (firmado y con sello de junta). 


HABILITACIÓN DE 
SERVIDORES 
PÚBLICOS 
ELECTORALES 

15. Oficio de solicitud de 
habilitación. 
16. Acuses de los oficios de 
habilitación de servidores 
públicos electorales. 


15. Oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva por medio del 
cual se solicitó la habilitación de servidores públicos 
electorales adscritos a la junta. 


 

16. Acuses originales de los oficios de habilitación. 


 

GESTIONES 
ADMINISTRATIVAS DE 
OFICIALÍA 
ELECTORAL EN LA 
JUNTA 

17. Oficios dirigidos a la 
Secretaría Ejecutiva 
relacionados con la oficialía 
electoral. 
18. Acuses de tarjetas, oficios, 
circulares o avisos emitidos 
por la Secretaría Ejecutiva. 


17. Oficios dirigidos a la Secretaría Ejecutiva que estén 
relacionados con la función de oficialía electoral, 
ejemplo: solicitudes de cursos. 


 

18. Acuses de tarjetas, oficios, circulares o avisos emitidos 
por la Secretaría Ejecutiva por medio de los cuales se 
haga de conocimiento información referente a la 
función de oficialía electoral, ejemplo: fechas de 
remisión del archivo físico. 




 

 

 

 

 

 

 

 


Texto
Texto, Carta
Catálogo de expedientes y documentos de la Dirección de Organización 

 

EXPEDIENTE DE CONSEJO 

NOMENCLATURA 

NOMBRE DEL EXPEDIENTE 

CONTENIDO 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/1/2025 

INTEGRACIÓN DEL CONSEJO 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

Directorio del Consejo Distrital Electoral Judicial, copia del acuse de 
recibo de los nombramientos de: 

 Vocalías Ejecutiva y de Organización Electoral, en su carácter de 
Presidenta/e y Secretaria/o respectivamente. 
 Sustituciones en su caso. 
 Consejerías Electorales, tanto propietarias como suplentes. 
 Sustituciones en su caso. 


IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/2/2025 

SESIONES DEL CONSEJO 
DISTRITAL ELECTORAL JUDICIAL 

Actas originales de las sesiones ordinarias, extraordinarias, permanente 
y de cómputo realizadas por el Consejo. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/3/2025 

ACTAS CIRCUNSTANCIADAS 
DEL CONSEJO DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Actas circunstanciadas originales derivadas de las actividades 
inherentes del Consejo. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/4/2025 

MINUTAS DEL CONSEJO 
DISTRITAL ELECTORAL JUDICIAL 

Minutas originales que se generen sobre reuniones de trabajo o 
actividades específicas. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/5/2025 

INFORMES DEL CONSEJO 
DISTRITAL ELECTORAL JUDICIAL 

Este expediente estará conformado por dos tipos de informes: 

 INFORME DE LA PRESIDENCIA 
 INFORMES MENSUALES DE ACTIVIDADES 


IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/6/2025 

MEDIOS DE IMPUGNACIÓN DEL 
CONSEJO DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentación generada por la interposición de medios de 
impugnación ante el Consejo. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/7/2025 

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA 
DEL CONSEJO DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentos físicos que se reciban de Órganos Centrales del 
Instituto, del INE, así como de dependencias gubernamentales y no 
gubernamentales, etc.. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/8/2025 

MINUTARIO DEL CONSEJO 
DISTRITAL ELECTORAL JUDICIAL 

Acuses originales y los anexos de toda la documentación que se 
genere como Consejo. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/9/2025 

GRABACIÓN DE LAS SESIONES 
DEL CONSEJO DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Medio magnético que contiene la grabación integra, en audio y/o video 
de cada una de las sesiones que realizó el Consejo Distrital Electoral 
Judicial. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/10/2025 

SOPORTE ADMINISTRATIVO 
DEL CONSEJO DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentos que se generen por el Consejo Distrital Electoral Judicial 
y que por su contenido no se puedan integrar en los expedientes 
anteriores o posteriores, pero que resulta fundamental conservarlos por 
su importancia. 

IEEM/1S/1S.2-JDEJ1/11/2025 

BODEGAS DE RESGUARDO DE 
DOCUMENTACIÓN ELECTORAL 

Documentación relacionada con la determinación de espacios y 
requerimientos de las bodegas electorales; la verificación de los 
avances en la atención de los requerimientos de acondicionamiento y 
equipamiento de las bodegas electorales; la documentación referente 
a la primera y la segunda verificación de las condiciones y 
equipamiento de las bodegas electorales. Asimismo, los originales de 
las bitácoras de apertura y/o cierre de las bodegas electorales. 



 

EXPEDIENTE DE JUNTA 

NOMENCLATURA 

NOMBRE DEL EXPEDIENTE 

CONTENIDO 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/1/2025 

INTEGRACIÓN DE LA JUNTA 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

Directorio de la Junta Distrital Electoral Judicial, se deberá integrar 
una copia del acuse de recibo de los nombramientos de las vocalías, así 
como de las sustituciones en orden cronológico. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/2/2025 

SESIONES DE LA JUNTA 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

Actas originales de las sesiones que lleve a cabo la Junta Distrital 
Electoral Judicial. 




Texto
Texto, Carta
EXPEDIENTE DE JUNTA 



NOMENCLATURA 

NOMBRE DEL EXPEDIENTE 

CONTENIDO 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/3/2025 

ACTAS CIRCUNSTANCIADAS 
DE LA JUNTA DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Actas circunstanciadas originales derivadas de las actividades. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/4/2025 

MINUTAS DE LA JUNTA 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

Minutas originales que se generen sobre reuniones de trabajo o 
actividades específicas. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/5/2025 

INFORMES DE LA JUNTA 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

informes mensuales originales de la Junta Distrital Electoral Judicial. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/6/2025 

MEDIOS DE IMPUGNACIÓN DE 
LA JUNTA DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentación generada por la interposición de medios de 
impugnación por parte de la ciudadanía, organización de ciudadanas 
y ciudadanos. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/7/2025 

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA 
DE LA JUNTA DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentos físicos que se reciban de Órganos Centrales del 
Instituto, del INE, así como de dependencias gubernamentales y no 
gubernamentales. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/8/2025 

MINUTARIO DE LA JUNTA 
DISTRITAL ELECTORAL 
JUDICIAL 

Acuses originales y los anexos de toda la documentación que se 
genere como Junta. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/9/2025 

SOPORTE ADMINISTRATIVO DE 
LA JUNTA DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Documentos que se generen por la Junta Distrital Electoral Judicial y 
que por su contenido no se puedan integrar en los expedientes 
anteriores y posteriores, pero que resulta fundamental conservarlos por 
su importancia. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/10/2025 

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE 
LOS MECANISMOS DE 
RECOLECCIÓN 

Medio magnético que contenga toda la documentación generada 
derivada del desarrollo de las actividades de la Junta Distrital Electoral 
Judicial relativas a su participación en la elaboración de los estudios de 
factibilidad para la implementación de los mecanismos de recolección 
de los paquetes electorales de acuerdo con la normatividad electoral y 
la coordinación entre el INE, y el IEEM. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/11/2025 

GRABACIÓN DE LAS SESIONES 
DE LA JUNTA DISTRITAL 
ELECTORAL JUDICIAL 

Medio magnético que contienen la grabación integra, en audio y/o 
video de cada una de las sesiones que realizó la Junta Distrital 
Electoral Judicial. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/12/2025 

FORMATOS DE ASESORÍAS 

Formatos originales relacionada con las asesorías impartidas por el 
personal designado de la DO. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/13/2025 

CORREOS ELECTRÓNICOS 

Medio magnético que contienen el respaldo del correo electrónico 
institucional de la Junta Distrital Electoral Judicial y de los correos 
institucionales de los titulares de las Vocalías Distritales. 

IEEM/1S/1S.5-JDEJ1/14/2025 

VINCULACIÓN CON EL INE 

Documentación generada derivado del desarrollo de las actividades de 
la Junta Distrital Electoral Judicial en coordinación con el INE. 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Texto
Texto, Carta
Catálogo de expedientes y documentos de la Dirección de Participación Ciudadana 

NP 

CÓDIGO DE 
CLASIFICACIÓN 

EXPEDIENTE 

DOCUMENTOS GENERADOS 

CONTENIDO 

1 

IEEM/2S/2S.1 

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL 
PROCESO DE RECLUTAMIENTO, 
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE 
SUPERVISORES/AS ELECTORALES 
LOCALES Y CAPACITADORES/AS-
ASISTENTES ELECTORALES 
LOCALES 2025 

 Acta circunstanciada sobre 
desahogo de actividades. 
 Escrito recibido por parte de 
las personas aspirantes. 
 Informe de actividades 
realizadas. 
 Minuta para cierre de plazo. 
 Oficio recepción datos de 
acceso. 
 Oficio información número 
de vacantes cubiertas y 
pendientes. 
 Oficio uso lista de reserva de 
órganos desconcentrados. 
 Acuse de recibo de 
materiales e indumentaria. 


 Acta circunstanciada sobre 
desahogo de actividades para el 
reclutamiento. 
 Acta circunstanciada sobre 
desahogo de actividades para la 
contratación. 
 Escrito solicitud de personas 
aspirantes para examen 
presencial. 
 Informe de acciones realizadas 
para la cobertura de plantilla. 
 Minuta de cierre de periodo de 
reclutamiento. 
 Oficio recepción usuario y 
contraseña para acceso al 
sistema. Oficio por el que se 
informa del número de vacantes 
cubiertas y pendientes. 
 Oficio por el que se informa sobre 
las acciones llevadas a cabo para 
el uso de la lista de reserva de 
otros órganos desconcentrados. 
 Acuse de recibo de materiales de 
difusión de la convocatoria. 
 Acuse de recibo de materiales de 
apoyo e indumentaria a distribuir 
entre SEL y CAEL. 


2 

IEEM/4S/4S.4 

ACCIONES DE PROMOCIÓN PARA LA 
PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LOS 
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS 

 Acuse de recibo de usuario 
y contraseña del SIREPACI. 
 Oficio de solicitud de usuario 
o contraseña del SIREPACI 
 Acuse de recibo de material 
didáctico. 
 Oficio para informar acerca 
del personal operativo 


 Oficio por el que se informa error 
de asignación de número de 
evento, en generación de 
reportes, en carga de archivo 
digital o en captura de 
información. 
 Oficio por el que se solicita 
material didáctico. 
 Oficio por el que se informa 
situaciones técnicas que 
imposibilitaron la captura de 
información. 
 Oficio por el que se informa el 
robo o extravío de documentos. 
 Oficio por el que se solicite 
agradecimiento u otro tipo de 
constancia de manera impresa. 
 Oficio inherente a alguna 
actividad recreativa. 




 

 

 

 

 

 

 


Texto
Texto, Carta
Anexo II, Formato de portada de identificación del expediente 

 

 

 


Texto
Texto, Carta
Anexo III, Bitácora de préstamo de expedientes 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Patrón de fondo
El contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Texto, Carta 


Tabla
El contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Anexo IV, Formato de listado general de expedientes de Órganos Desconcentrados 

 

 

 

 

 

 


FONDO: 


SECCIÓN: 


SERIE: 


TIPO DE SOPORTE: 


AUDIO: 


ELECTRÓNICO: 


FÍSICO: 


VOL.
: 


F.E.: 


No. EXP.: 


REMESA: 


OTRO: 


F
S
.: 


VIDEO: 


OBS.: 


ÓRGANO DESCONCENTRADO
: 




Texto, Carta
Texto 


Anexo V, Formato de etiqueta de identificación de caja de archivo 

 

 

 

ETIQUETA DE 
IDENTIFICACIÓN 


 


 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LEG.
.: